Digitale strategie
Whitepaper: Regie in eigen hand: hoe het Behandelarenportaal de dagelijkse praktijk van behandelaren verandert
Praktijkervaring bij Mental Care Group; van losse applicaties naar één behandelmanagementplatform
Een behandelaar bij Mental Care Group werkte dagelijks met in ieder geval 6 verschillende systemen. Inloggen, zoeken, registreren, kopiëren, switchen elke dag opnieuw. Gemiddeld minstens 30 minuten per dag die niet naar cliënten gingen. Dat was het vertrekpunt van een fundamentele keuze: dit kan en moet anders. Binnen Mental Care Group kozen we voor een andere koers: technologie niet als extra systeem bovenop de bestaande werkdruk, maar als ruggengraat van het behandelproces. Integraal, intuïtief en gebouwd vanuit de dagelijkse werkelijkheid van de behandelaar. De bouw van het eigen Behandelarenportaal is de concrete uitvoering van deze strategie. Het portaal is: Één geïntegreerd behandelmanagementplatform dat losse systemen vervangt Ontwikkeld in low-code; snel aanpasbaar, schaalbaar, in eigen beheer Verrijkt met gerichte AI-toepassingen die administratie verlagen en kwaliteit ondersteunen Ontworpen ván behandelaren, mét behandelaren Gericht op minder registratietijd én betere behandeluitkomsten De geplande lancering deze zomer markeert een belangrijke stap: van digitale ambitie naar realiteit. Wat u in deze whitepaper leest: Waarom digitale fragmentatie een kwaliteitsprobleem is, niet alleen een IT-probleem Hoe MCG met low-code en AI een behandelmanagementplatform bouwt dat werkt vanuit de behandelaar Wat dit betekent voor beleid, capaciteit en de toekomst van zorgorganisaties We delen onze ervaringen graag; niet als blauwdruk, maar als vertrekpunt voor het gesprek.
Auteur: Gerbrand van de Beek CDO, Mental Care Group
Eén platform meer tijd voor de cliënt
Realtime kwaliteitssturing Overgang van reactief naar proactief werken dankzij directe en uniforme data.
Minder administratiedruk Minder registratietijd door slimme bundeling van functies: meer tijd voor de cliënt.
Meer focus op de cliënt Meer focus op de cliënt; Minder schakelen tussen systemen = meer mentale ruimte voor de therapeutische relatie.
Evidence-based standaard Richtlijnen en wetenschappelijke literatuur geïntegreerd in het dagelijks werkproces.
2
Interne regie Zelf bouwen, zelf bijsturen: minder afhankelijkheid van leveranciers.
Introductie
Schaalbaar en wendbaar Low-code fundament dat meebeweegt met beleid, bekostiging en innovatie.
3
EPD
Protocollen
Rapportage
Intranet
Dubbele registratie Tijdverlies Frustratie over werkomstandigheden Verminderde focus op cliëntcontact
1. De digitale strategie van MCG: van versnippering naar samenhang De digitale strategie van MCG begon met één eerlijke vraag: waarom maakt technologie het werk van behandelaren soms moeilijker in plaats van makkelijker? Het antwoord lag in de versnippering. Behandelaren werkten met 6 losse systemen, handmatige overdrachten en beperkte mogelijkheden om data actief in te zetten. Cliënten wilden meer regie en betere tools om meer betrokken te zijn bij hun behandeling. MCG koos voor een andere koers: een digitale architectuur waarin systemen met elkaar communiceren, data actief wordt ingezet en behandelaren worden ondersteund in plaats van belast. Technologie moet behandelinhoudelijk leiderschap faciliteren, niet overnemen. Data moet richting geven,niet alleen worden opgeslagen. En innovatie moet structureel zijn, niet afhankelijk van incidentele projecten. Vijf uitgangspunten geven richting aan alle digitale ontwikkelingen binnen MCG: Gebrek aan realtime inzicht het Behandelarenportaal integreert deze functies in één omgeving en zorgt voor proactieve ondersteuning door het slim samenvoegen van data en functies. Van losse applicaties naar één behandelmanagementplatform De huidige situatie in veel zorgorganisaties wordt gekenmerkt door digitale versnippering. In de dagelijkse praktijk betekent dit dat behandelaren werken met een mozaïek aan systemen die ieder een deel van het proces ondersteunen, maar zelden integraal met elkaar verbonden zijn. Behandelaren werken dagelijks met: EPD’s, agenda’s, rapportage oplossingen, KPI-dashboards, kwaliteitsdocumenten en -systemen, externe kennisdatabases en communicatiesystemen Op het eerste gezicht lijken dit logische, zelfstandige toepassingen. Wetenschappelijk onderzoek laat echter zien dat juist deze versnippering substantiële negatieve effecten heeft op efficiëntie, kwaliteit en werkbeleving effecten die MCG-behandelaren dagelijks herkennen 2. De impact van fragmentatie De gevolgen van digitale versnippering Wetenschappelijk onderzoek en onze eigen praktijk bij MCG bevestigt: fragmentatie leidt tot: Fragmentatie leidt tot: Tijdverlies, minstens 30 minuten per behandelaar per dag Dubbele registratie Verminderde focus op cliëntcontact Verhoogde cognitieve belasting Gebrek aan real-time inzicht Hogere kans op fouten Verminderde werktevredenheid De strategische keuze: integratie als kwaliteitsinterventie Het Behandelarenportaal is ontwikkeld als antwoord op deze structurele problematiek. Niet als extra systeem, maar als integrerende laag die: Functionaliteiten bundelt Data samenbrengt Proactief ondersteunt Contextwisselingen reduceert Realtime inzicht mogelijk maakt Integratie is daarmee geen technische optimalisatie het is een kwaliteitsinterventie. Door functies samen te brengen in één behandelmanagementplatform verlaagt MCG niet alleen de administratieve last, maar vergroot het ook de cognitieve rust van behandelaren. En cognitieve rust is een randvoorwaarde voor het leveren van goede zorg. In dat licht is het Behandelarenportaal geen IT-project, maar een organisatorische en behandelinhoudelijke verbetering gebaseerd op wetenschappelijke inzichten over systeemintegratie en werkbelasting in de zorg. 3. Wat bouwen we? Het “Proactieve Behandelmanagementsysteem” Het nieuwe Behandelarenportaal is ontworpen als één geïntegreerd behandelmanagementplatform dat de volledige behandelcyclus ondersteunt: van planning en sessievoorbereiding tot uitkomstenmetingen -en inzicht en kwaliteitssturing. In plaats van losse applicaties samen te voegen, zijn de functies inhoudelijk en procesmatig opnieuw ontworpen rondom het werk van de behandelaar. De acht kernonderdelen vormen samen een samenhangend geheel. Ze verbinden behandelinhoudelijk handelen, data-inzicht, kennisontsluiting en communicatie in één omgeving. Elk onderdeel draagt bij aan het verminderen van administratieve belasting, het vergroten van overzicht en het versterken van regie op kwaliteit en behandeluitkomsten. Het doel: werken in één omgeving die proactieve ondersteuning biedt, waarbij de techniek zorgt dat de data in juiste systeem terechtkomt. Integratie met cliëntenomgeving Twee jaar geleden lanceerden we Empower, ons cliëntenplatform. Het Behandelarenportaal en Empower zijn naadloos geïntegreerd: beide systemen gebruiken dezelfde integraties, datastromen en "waarheid". Informatie-uitwisseling tussen cliënt en behandelaar wordt zo maximaal ondersteund veilig, snel en zonder extra handelingen. Ook maken beide systemen gebruik van dezelfde integraties en datastromen. Beide systemen kijken dus naar dezelfde “waarheid” wat betrouwbaarheid ten goede komt. Slimme en efficiënte communicatie tussen cliënt en behandelaar is essentieel voor continuïteit van zorg. De geïntegreerde chat- en videobelfunctionaliteit maakt dit laagdrempelig mogelijk: taken toewijzen, documenten delen, afstemmen alles vanuit één omgeving, veilig en direct. 4. Low-code: strategische versneller Met de ontwikkeling van het Behandelarenportaal hebben wij een bewuste strategische keuze gemaakt: de regie over onze digitale kernsystemen in eigen hand nemen. Dat betekende niet alleen kiezen voor een nieuw platform, maar ook het opzetten van een eigen software development-afdeling. Dit project markeert daarmee een kantelpunt: van afhankelijkheid van externe leveranciers naar interne ontwikkelkracht en wendbaarheid en een partnerrelatie met onze softwareleveranciers. Van afhankelijkheid naar samenwerking De keuze voor Mendix als low-code platform is dan ook geen technische toevalligheid, maar een strategische beslissing. Low-code biedt de mogelijkheid om innovatie dichter bij de zorgpraktijk te organiseren en sneller te vertalen naar werkende oplossingen. 5. AI-toepassingen: gericht, klinisch relevant en waardecreërend AI wordt binnen het Behandelarenportaal niet ingezet als technologische hype of experiment, maar als gerichte ondersteuning van het primaire zorgproces. Daarbij geldt één uitgangspunt: toepassingen vinden uitsluitend plaats binnen onze eigen beveiligde omgeving, waarbij privacy, gegevensbescherming en informatiebeveiliging vooropstaan. Alle AI-functionaliteiten worden ontwikkeld en toegepast conform geldende wet- en regelgeving en interne governance-kaders. De inzet van AI richt zich op drie strategische doelen: Verlaging van administratieve belasting; door slimme ondersteuning bij verslaglegging, samenvattingen en informatieontsluiting. Verhoging van behandelinhoudelijke kwaliteit; door betere toegang tot kennis, gestructureerde inzichten en consistente dossiervorming. Proactieve signalering; door tijdige detectie van risico’s, afnemende betrokkenheid of afwijkende behandelpatronen. 6. Implementatie: zomerlancering als kantelpunt Met de lancering van het Minimum Viable Product (MVP) deze zomer bereikt het Behandelarenportaal een cruciale mijlpaal. Dit moment markeert niet alleen de ingebruikname van een nieuw systeem, maar een structurele vereenvoudiging van het digitale werklandschap van behandelaren. We zijn eerlijk over de uitdagingen: adoptie kost tijd, integraties vragen zorgvuldigheid en behandelaren moeten het systeem leren vertrouwen. Juist daarom is de implementatie gefaseerd en intensief begeleid. Niet uitrollen en loslaten, maar doorontwikkelen op basis van wat we in de praktijk leren. De acht epics van het MVP verminderen het aantal applicaties en systeemwisselingen, wat zorgt voor meer overzicht, minder administratieve druk en een sterk fundament voor verdere digitale innovatie met strategische betekenis. Voor beleidsbepalers biedt het portaal: Structurele reductie van administratieve lasten Versterking van evidence-based werken Datagedreven kwaliteitsborging Schaalbare en toekomstbestendige innovatie De combinatie van een low-code infrastructuur, gerichte AI-toepassingen en integraal platformdenken maakt het mogelijk om flexibel in te spelen op veranderende beleidskaders, bekostigingsmodellen en kwaliteitsnormen. Hiermee wordt digitale infrastructuur niet alleen een ondersteunend middel, maar een strategisch instrument voor duurzame zorgontwikkeling en een fundament waarop de GGZ van morgen kan worden gebouwd.
Behandelarenportaal | Morgen
Agenda
Excel
Chat
Regie in eigen hand: van versnippering naar samenhang
De GGZ-behandelaar schakelt dagelijks tussen meerdere systemen. Dat kost meer dan tijd.
KPI-Dashboard
Digitale werkdag | vandaag
Een geïntegreerd behandelmanagementplatform Ontwikkeld in low-code | schaalbaar Verrijkt met gerichte toepassingen van AI | privacy first Ontworpen vanuit de dagelijkse praktijk van behandelaren samen met behandelaren Gericht op verlaging van administratietijd én verhoging van behandelkwaliteit
Videobellen
4
Verminderde focus op cliëntcontact Wanneer administratieve taken een groot deel van de werkdag innemen, blijft er minder tijd over voor direct cliëntcontact. Gefragmenteerde systemen versterken dit doordat behandelaren informatie moeten zoeken en registreren in meerdere systemen (Senathirajah et al., 2020). Dit verhoogt werkdruk, vermindert autonomie en vergroot het risico op burn-out (West et al., 2018; Kissler et al., 2022). Betere systeemintegratie is daarom essentieel om de focus terug te brengen naar de kern van zorg: de therapeutische relatie.
5
Integratie is daarmee niet primair een technische optimalisatie, het is een kwaliteitsinterventie
Gebrek aan realtime inzicht en datagedreven sturing Versnipperde informatiesystemen bemoeilijken organisatiebrede sturing doordat data verspreid zijn over meerdere applicaties. Dit vertraagt rapportages, maakt outcome-analyse complex en verschuift kwaliteitsverbetering van proactief naar reactief (Hersh et al., 2015; Holmgren & Adler‐Milstein, 2017). Geïntegreerde systemen zijn daarom essentieel voor realtime inzicht, effectieve data-analyse en datagedreven kwaliteitsverbetering (Vest & Menachemi, 2017).
Dubbele registratie en administratieve belasting in EPD’s Gebrekkige integratie van zorgsystemen leidt tot een zogenoemde documentation burden: dubbele registratie en onderbroken werkprocessen (Olakotan et al., 2025; Cho et al., 2024). Dit kost tijd, vergroot frustratie bij zorgprofessionals en kan leiden tot inconsistente gegevens en risico’s voor besluitvorming en patiëntveiligheid (Rowlands et al., 2020). In de GGZ worden deze effecten versterkt door uitgebreide verslaglegging en uitkomstenmetingen. Betere systeemintegratie en workflowoptimalisatie zijn daarom essentieel voor efficiëntere en veiligere zorg.
Tijdverlies en “task switching” Onderzoek laat zien dat digitale werkprocessen in de zorg inefficiënt zijn door frequente systeemwisselingen en complexe navigatie. Dit leidt tot tijdverlies, hogere cognitieve belasting en meer fouten; artsen besteden soms meer dan 30% van hun werktijd aan EPD-gerelateerde taken (Senathirajah et al., 2020; Kissler et al., 2022). Cognitief onderzoek bevestigt dat deze voortdurende contextwisselingen concentratie verminderen en het risico op fouten vergroten (Behradfar & Nuamah, 2025). Integratie van systemen is daarom essentieel om cognitieve belasting te verminderen en zorgprocessen efficiënter en veiliger te maken.
6
Wat: Beveiligde berichtenverkeer, videobel en chatfunctionaliteit. Bijdrage: Versnelt onderlinge afstemming, verbetert bereikbaarheid en ondersteunt continue zorg.
7. Communicatie
Wat: Cliëntenlijst met proactieve signaleringen, MDO-ondersteuning en uitkomsteninzicht. Bijdrage: Versterkt regie, vroegsignalering en samenwerking.
1. Dashboard & Insights (KPI’s)
3. Behandel management
Wat: Directe toegang tot protocollen en wetenschappelijke literatuur. Bijdrage: Ondersteunt evidence-based werken en actuele kennis in de praktijk.
8. Algemeen
Wat: Geïntegreerd overzicht van afspraken en taken. Bijdrage: Minder systeemwisselingen en meer overzicht.
4. Cliëntbeheer
2. Agenda & Taken
Wat: Protocolondersteunde sessievoorbereiding en AI-gestuurde verslaglegging. Bijdrage: Minder administratie en meer tijd voor cliëntcontact.
7
Wat: Single Sign-On en profielbeheer. Bijdrage: Eenvoudige, veilige toegang en persoonlijk gebruiksgemak.
6. Sessiemanager
5. Kennisbank
Wat: Compleet cliëntprofiel met alle relevante informatie. Bijdrage: Minder zoektijd en betere besluitvorming.
Wat: Realtime inzicht in caseload, uitkomsten en cliënttevredenheid. Bijdrage: Ondersteunt datagedreven werken en tijdige bijsturing op kwaliteit en capaciteit.
8
Waarom low code:
Low-code is een ontwikkelmethode waarmee software wordt gebouwd via visuele modellen en herbruikbare bouwstenen, in plaats van uitsluitend traditionele programmeercode. Ontwikkelaars werken met grafische interfaces, procesmodellen en kant-en-klare componenten, waardoor applicaties sneller en met minder handmatige code kunnen worden ontwikkeld. Low-code maakt het mogelijk om: Sneller functionaliteiten te ontwikkelen Direct te testen met eindgebruikers Iteratief te verbeteren Complexe integraties te beheren Schaalbaar te bouwen Snel nieuwe ontwikkelaars op te leiden Maximale benutting van Mendix & AI binnen MCG Binnen MCG wordt low-code strategisch ingezet om: Interne ontwikkelcapaciteit op te bouwen Zelf de regie te nemen op softwaresysteme Innovatiecycli te verkorten Integratie tussen systemen te standaardiseren Low-code wordt daarmee niet alleen een technische keuze, maar een organisatiebrede innovatieversneller
VROEG SIGNALERING
AI die dienend is niet leidend
9
AI kennisontsluiting Literatuur doorzoeken in gewone taal. Samenvattingen en protocollen in seconden.
PRIVACY-BY-DESIGN
EVIDENCE-BASED
Spraakgestuurd rapporteren Automatische transcriptie en gestructureerd rapport na de sessie. Minder typen, meer nadenken.
Proactieve signalering Engagementscore en Crisisgevoeligheidsmeter. Tijdig ingrijpen vóór escalatie.
MINDER ADMINISTRATIE
10
Met het Behandelarenportaal brengt Mental Care Group haar digitale strategie daadwerkelijk tot leven. `Ik geloof dat de beste zorg ontstaat wanneer behandelaren zich volledig kunnen concentreren op de cliënt voor hen — niet op het systeem. Dat klinkt vanzelfsprekend. Maar wie onze behandelaren vroeg hoe hun werkdag eruitzag, hoorde iets anders: schakelen, zoeken, opnieuw registreren. Met het Behandelarenportaal lossen we dat op. Niet perfect in één keer maar structureel en met lef. We bouwen een fundament waarmee behandelaren meer regie krijgen over hun werk, managers realtime inzicht hebben op kwaliteit en cliënten betere zorg ontvangen. Wat ik andere bestuurders in de GGZ wil meegeven: digitale transformatie is geen IT-beslissing. Het is een strategische keuze over hoe je zorg wilt organiseren. Wie die keuze uitstelt, laat de regie over aan de markt.` Wat begon als een visie op samenhang, regie en datagedreven werken, krijgt nu concreet vorm in één geïntegreerd behandelmanagementplatform. Het portaal verbindt de behandelpraktijk met data, AI, organisatie en beleid. Het vermindert administratieve druk, versterkt klinische kwaliteit en maakt proactieve sturing mogelijk op basis van realtime inzichten. Daarmee verschuift de rol van technologie: van ondersteunend hulpmiddel naar strategische motor van zorgverbetering. Door de volledige integratie met ons cliëntenplatform Empower ontstaat een infrastructuur die cliënten en behandelaren proactief ondersteund binnen hun behandeling. De lancering dit jaar markeert een beslissend moment: we zetten de stap van versnipperde systemen naar een samenhangend, toekomstbestendig digitaal fundament. Strategie wordt zichtbaar in het dagelijks werk van behandelaren. Door de volledige integratie met ons cliëntenplatform Empower ontstaat een infrastructuur die cliënten en behandelaren proactief ondersteunt binnen hun behandeling. We delen onze inzichten en ervaringen graag. Niet omdat wij alle antwoorden hebben, maar omdat het gesprek over digitale transformatie in de GGZ verder moet worden gebracht. Blijf onze ontwikkelingen volgen; samen bouwen we aan de zorg voor de toekomst.
van digitale ambitie naar dagelijkse praktijk
Expert aan het woord:
Jan Willem van der Windt CEO, Mental Care Group
Gebruikte literatuur Behradfar, N., & Nuamah, K. (2025). Cognitive load and task switching in digital healthcare environments. Journal of Healthcare Informatics. Cho, H., Lee, S., & Park, J. (2024). Documentation burden in electronic health records: Effects on clinical workflow and provider satisfaction. International Journal of Medical Informatics. Hersh, W., Totten, A., Eden, K., Devine, B., Gorman, P., & Kassakian, S. (2015). Outcomes from health information exchange: Systematic review. Agency for Healthcare Research and Quality. Holmgren, A. J., & Adler-Milstein, J. (2017). Health information exchange in U.S. hospitals: The current landscape and future directions. Health Affairs. Kissler, M. J., et al. (2022). Electronic health record use and clinician workload: Implications for efficiency and burnout. Journal of the American Medical Informatics Association. Olakotan, O., et al. (2025). Documentation burden and workflow disruption in electronic health records. Health Policy and Technology. Rowlands, S., et al. (2020). Data quality and patient safety risks in fragmented health information systems. BMJ Health & Care Informatics. Senathirajah, Y., et al. (2020). Electronic health record usability and the impact of task switching on clinician workload. Journal of the American Medical Informatics Association. Vest, J. R., & Menachemi, N. (2017). Health information exchange: Persistent challenges and new strategies. Journal of the American Medical Informatics Association. West, C. P., Dyrbye, L. N., & Shanafelt, T. D. (2018). Physician burnout: Contributors, consequences and solutions. Journal of Internal Medicine.
11
mentalcaregroup.nl/contact
Onze visie Het is onze visie om de beste en meest toonaangevende zorgverlener in mentale gezondheid te zijn, die doelgerichte versterking, preventie en behandelingen biedt in de verschillende fases van het leven. Ons netwerk van praktijken Een landelijk netwerk van meer dan 2.000 professionals op meer dan 150 locaties in Nederland. Wij behandelen jaarlijks ruim 80.000 cliënten, waarvan 55% volwassenen en 45% kinderen. Sinds de oprichting, richten wij ons op de meest voorkomende psychische aandoeningen en zijn actief op het gebied van leerproblematiek. Mental Care Group HSK, Mentaal Beter, Opdidakt en RID Taal R zijn allemaal onderdeel van Mental Care Group. Met meer dan 2000 medewerkers door het land zetten wij ons iedere dag in om de beste zorg te bieden aan onze cliënten, van jong tot oud en van Groningen tot Maastricht. Het is ons doel om mensen te helpen met het aanpakken van mentale uitdagingen. Wij leren van en met elkaar, versterken elkaar waar mogelijk en maken het verschil waar nodig. Samen staan wij sterk voor een mentaal gezond, vitaal en veerkrachtig Nederland.
Mental Care Group Dat zijn wij!
www.mentalcaregroup.nl
Contact